Tableau de Bord RH : Mesurer et piloter avec efficacité

Comprendre le Tableau de Bord RH

La tableau de bord RH permet de prendre des décisions pour impacter positivement l’entreprise, grâce à des indicateurs de suivi (KPI RH).

Les DRH devant, de plus en plus, mettre en avant le retour sur investissement (ROI) de leur département, le tableau de bord RH leur permet de piloter la gestion et les mesurer les actions du service ressources humaines en aidant à la prise de décision.

Le tableau de bord RH est donc un outil de gestion et de mesure en temps réel. Il présente de manière visuelle et synthétique les activités et les résultats du département ressources humaines. Les tableaux et graphiques générés sont établis à l’aide des indicateurs de performance, qualitatifs et quantitatifs, choisis au préalable selon les spécificités de l’entreprise (taux de turnover, d’absentéisme, eNPS…)

Le tableau de bord RH permet également de déterminer des objectifs à atteindre et d’en suivre l’avancement de manière régulière.

Mesurer la Performance RH avec le Tableau de Bord

Sélection des indicateurs clés de performance (KPI)

Il existe une multitude d’indicateurs clés de performance. Pour s’y retrouver et élaborer un tableau de bord efficace, nous avons listé ces indicateurs par catégories. Voici les KPI RH les plus courants, à sélectionner en fonction de votre entreprise.

Les indicateurs liés au recrutement

Le recrutement est un enjeu stratégique pour les entreprises. Recruter peut coûter cher et un mauvais recrutement tout autant, voire plus. Aussi il est nécessaire de suivre de près les indicateurs qui y sont liés au tant pour améliorer le processus de recrutement que pour maîtriser les coûts.

Nombre de recrutements sur une période définie
Temps d’embauche moyen
Taux d’acceptation des offres d’emploi
Coût d’un recrutement
Taux de rétention
La satisfaction liée au recrutement (évaluation de l’expérience candidat)
Taux de satisfaction de l’onboarding
Nombre de stagiaires embauchés

Les indicateurs de mobilité interne

La mobilité interne est essentielle pour que l’entreprise dispose des compétences dont elle a besoin au bon endroit. C’est une alternative, souvent moins coûteuse et plus rapide, à un recrutement externe. De bons KPIs sur la mobilité interne montrent que l’entreprise propose des opportunités d’évolution à ses salariés. La mobilité interne est un levier important de fidélisation et de rétention.

Taux de mobilité interne
Taux de promotion
Taux de mobilité horizontale
Taux de mobilité géographique

Les indicateurs de suivi de la performance

L’évaluation de la performance des collaborateurs permet de suivre l’atteinte des objectifs globaux et individuels et ainsi de prendre des mesures d’ajustement ou d’optimisation si nécessaire.

L’évolution du nombre d’entretiens individuels par an
Le pourcentage moyen d’atteinte des objectifs individuels
La satisfaction des salariés
Le taux de Turnover
Le chiffre d’affaires par collaborateur
Le taux de productivité des collaborateurs

Les indicateurs de la gestion des compétences et de la formation

Suivre les indicateurs liés à la gestion des compétences et de la formation est une opportunité pour construire sa GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et compétences) et ainsi mieux gérer sa masse salariale.

Taux de plans de développement mis en oeuvre
Coût de la formation par collaborateur
Temps de formation par collaborateur
Taux de salariés ayant suivi au moins une formation
Note moyenne de satisfaction sur les formations
Exploitation du merit review

Les indicateurs liés au climat social

La mesure du climat social est indispensable pour s’assurer que les salariés se sentent bien dans l’organisation et soient productifs. Les KPI essentiels pour la mesure du climat social sont les suivants :

Employee Net Promoter Score (eNPS)
Évolution de la satisfaction et de l’engagement
Le taux de turnover et taux de rétention des salariés
Le taux de turnover des nouveaux collaborateurs
Le taux d’absentéisme global
Taux d’absentéisme par manager ou département

Les indicateurs RH sociodémographiques

Les indicateurs sociodémographiques permettent d’anticiper les départs en retraite, préparer le remplacement d’un collaborateur, améliorer la parité et l’égalité homme/femme.

Le salaire moyen (au global et par métiers / niveau hiérarchique)
La répartition des salariés par sexe et par catégorie socio-professionnelle
Le nombre de salariés par type de contrats
L’ancienneté moyenne
La pyramide des âges
Le taux d’absentéisme par département / âge

Les indicateurs de rémunération et avantages sociaux

Les indicateurs de rémunération et des dispositifs d’incitation sont particulièrement regardés par la direction. Ils permettent de placer le département RH au coeur de la stratégie financière de l’entreprise.

Niveau des masses salariales chargées et non chargées
Taux d’augmentation moyen par catégorie (hors promotion)
Taux d’augmentation moyen des promotions
Coût total des départs (Indemnités légales, transactionnelles, coût contentieux…)
Recensement des clauses contractuelles particulières (parachute, bonus garantis, non concurrence)
Équilibres financiers des programmes sociaux (frais de santé, prévoyance, retraite,
autres …) et descriptif du niveau de garanties
Données épargne salariale (intéressement moyen, participation moyenne, abondement moyen, versement volontaire moyen, niveau moyen du portefeuille par site)

Comment suivre et interpréter ces KPI avec le tableau de bord RH

Une fois vos indicateurs RH clés sélectionnés, vous pouvez structurer le tableau de bord en fonction de la nature des indicateurs que vous décidez d’y insérer. On peut ainsi imaginer différents types de tableaux de bord avec différentes finalités : tableau de bord RH social, tableau de bord RH financier, tableau de bord RH prévisionnel, tableau de bord de la gestion des risques professionnels…

Piloter la Gestion RH grâce au Tableau de Bord

Le tableau de bord permet une visualisation rapide et synthétique de l’efficacité des ressources humaines. Il permet de mettre en lumière les points forts de l’organisation mais aussi ses dysfonctionnements. De manière prédictive, le tableau de bord RH permet même d’anticiper de potentiels points de friction (départs massifs en retraite par exemple) et ainsi de mettre en place des actions correctives (recrutements ou mobilité interne par exemple).

Grâce aux données chiffrées, les RH peuvent réaliser des analyses précises. Le tableau de bord RH devient ainsi un véritable outil d’aide à la prise de décision.

Les enjeux autour du tableau de bord RH sont d’ordre organisationnel, social, économique et stratégique. Le coût de chaque action est connu et maîtrisé, permettant de contrôler les dépenses.

In fine, le tableau de bord RH met en lumière l’impact de la stratégie RH sur la performance et la santé de l’entreprise puisqu’il permet de :

vérifier l’atteinte des objectifs,
valoriser les résultats obtenus,
optimiser l’organisation,
maîtriser et contrôler les coûts RH.

Exemples de décisions prises grâce au tableau de bord RH

En fonction des indicateurs retenus, les RH vont pouvoir analyser la masse salariale et prendre des décisions.

À l’aide du taux de turnover, les RH vont pouvoir analyser la santé de l’entreprise.

Le turnover est-il subi (l’entreprise n’a pas anticipé les départs) ou choisi (départ en retraite, fin de contrat) ? Pour identifier la nature du turnover, les RH pourront alors regarder les autres indicateurs ou mettre en place des enquêtes.

Le taux d’absentéisme permet d’analyser les motifs d’arrêts, le temps d’arrêt moyen et de mettre en place des actions correctives. Les conditions de travail sont-elles à l’origine des arrêts de travail ? Pourquoi les salariés sont-ils absents ? Est-ce de la démotivation ? La corrélation entre le turnover et l’absentéisme est souvent riche d’enseignements. On peut, par exemple, réussir à corréler que les absences entraînent des départs et prendre alors les décisions qui s’imposent.

Le KPI de la pyramide des âges et de l’ancienneté permet quant à lui d’anticiper les départs et de prendre des mesures pour les accompagner. En effet, certaines entreprises accompagnent par exemple le changement de vie au moment de la retraite. Cela participe à la marque employeur. Il faut également anticiper la transmission des savoirs et des savoir-faire afin d’éviter que des salariés ne quittent l’entreprise sans passation. Tout cela est facilement anticipable et pilotable grâce au tableau de bord RH.

Suivre les indicateurs de rémunération (salaires et dispositifs d’incitation) permet également de prendre du recul et de s’interroger sur de potentielles corrélation entre le salaire et l’engagement : le niveau de rémunération a-t-il une influence sur l’absentéisme ? Les primes permettent-elles la rétention des collaborateurs ? Il s’agit de regarder ce qui est mis en place au sein de l’entreprise et les retombées des actions afin de prendre, le cas échéant, de nouvelles mesures.

Créer un Tableau de Bord RH Efficace

Étapes clés de la création d’un tableau de bord RH

Pour élaborer un tableau de bord RH utile pour votre entreprise, vous devez en premier lieu vous questionner sur les besoins et préoccupations de votre entreprise : de quelles informations ai-je besoin pour piloter efficacement les RH ?

Ensuite, vous devez définir les objectifs et savoir quels types de décisions vous serez amenés à prendre grâce aux données tirées du tableau de bord.

Enfin, vous pourrez sélectionner les indicateurs clés (KPI) pertinents afin d’établir votre tableau de bord RH. Ne cherchez pas à suivre tous les indicateurs. Sélectionnez les plus pertinents pour avoir un tableau de bord efficace. Nous recommandons d’agréger entre 5 et 10 indicateurs maximum afin de garantir l’efficacité du tableau de bord. Le tableau de bord doit rester synthétique.

Dès le départ, fixez la périodicité de mise à jour du tableau. Cela concerne aussi bien l’actualisation des données, que l’ajout ou la suppression de KPI, en fonction des vos besoins. Le maintien à jour des données du tableau de bord peut s’avérer chronophage ce qui serait contre-productif. Pour cela, nous vous recommandons d’automatiser la récupération des données lorsque cela est possible.

Vérifiez en amont la disponibilités des données : où se trouvent-elles ? Sont-elles facilement récupérables ? Si vous disposez d’un SIRH (Système Informatique de gestion des Ressources Humaines) ou d’un module de gestion et d’administration au sein d’un ERP, les données seront plus facilement accessibles. Cependant, certaines données, plus subjectives ou qualitatives, seront plus difficiles à agréger. Il faut porter une attention particulière à la fiabilité des données : des données erronées conduiront à de mauvaises décisions.

Logiciels et outils utiles pour créer un tableau de bord RH

Vous pouvez aussi bien créer votre propre tableau de bord sur Excel qu’utiliser un logiciel dédié à la création du tableau. Le principal étant que ce tableau de bord soit utile à l’entreprise et facile d’utilisation pour les collaborateurs qui seront amenés à l’utiliser. Privilégiez le visuel, la data visualisation : un tableau de bord efficace se lit en un coup d’œil, sur une seule page.

Chez Boost’RH, nous recommandons d’automatiser au maximum les tableaux de bord et de privilégier le recours à un logiciel. Vous pouvez vous faire accompagner par nos consultants RH pour sa mise en place et les mises à jour. Vous gardez ainsi votre temps pour l’analyse et la prise de décision.

Conseils pour maintenir et mettre à jour le tableau de bord RH

Maintenir le tableau de bord à jour est clé pour révéler toute son utilité et prendre des décisions éclairées. Voici nos conseils pour maintenir le tableau de bord à jour dans la durée :

sélectionner un nombre restreint de KPIs (entre 5 et 10);
vérifier en amont la fiabilité des données;
automatiser au maximum la récupération des données pour éviter les erreurs lors des mises à jour;
s’assurer de la prise en main de l’outil par chaque collaborateur amené à l’utiliser, ne pas hésiter à former les salariés sur le sujet;
vérifier régulièrement la pertinence des indicateurs et au besoin supprimer / ajouter un nouvel indicateur.

Trop d’entreprises ne suivent pas leurs KPI et ne disposent pas de tableaux de bord. Or, nous avons vu que le tableau de bord est un formidable outil de prise de décision et d’amélioration de la performance globale de l’entreprise. N’hésitez pas à faire appel à un consultant RH externe pour mettre en place un tableau de bord RH au sein de votre entreprise. Avec son expérience, il pourra vous guider dans la sélection des indicateurs pertinents et vous proposer un outil digital adapté afin d’avoir un tableau efficace, facilitant l’analyse et la prise de décision.