Le télétravail pour qu’il fonctionne, comment s’y prendre ?

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Avec le confinement du printemps dernier, le télétravail a connu une accélération de sa pratique dans les entreprises. En effet, la pandémie mondiale liée à la covid-19 a plongé l’ensemble des entreprises qui le peuvent à télétravailler. Si lors du premier confinement, il a été mis en place dans l’urgence, lors du second, les entreprises étaient relativement bien préparées. Néanmoins, le télétravail n’est pas facile à mettre en place et nécessite de la rigueur ainsi qu’un cadrage bien spécifique, aussi bien côté employeur que côté salarié. Comment s’y prendre réellement pour un fonctionnement optimal ? Tout d’horizon d’un mode de travail bien spécifique !

Avec le confinement du printemps dernier, le télétravail a connu une accélération de sa pratique dans les entreprises. En effet, la pandémie mondiale liée à la covid-19 a plongé l’ensemble des entreprises qui le peuvent à télétravailler. Si lors du premier confinement, il a été mis en place dans l’urgence, lors du second, les entreprises étaient relativement bien préparées. Néanmoins, le télétravail n’est pas facile à mettre en place et nécessite de la rigueur ainsi qu’un cadrage bien spécifique, aussi bien côté employeur que côté salarié. Comment s’y prendre réellement pour un fonctionnement optimal ? Tout d’horizon d’un mode de travail bien spécifique !

Fixer des règles communes et claires

Le télétravail est une méthode de travail alternative qui englobe toute mission réalisable dans les locaux de l’employeur mais accomplie par un salarié dans un autre lieu grâce à l’usage des nouvelles technologies. Il s’agit d’une méthode d’organisation de travail qui nécessite une réflexion poussée avant d’être mise en œuvre. L’activité de l’entreprise et les caractéristiques de son effectif sont des éléments essentiels dans sa mise en œuvre.

Attention : le télétravail n’est pas une question d’improvisation au sein d’une équipe !

Avant de le mettre en place, il est primordial d’en connaitre les avantages ainsi que les inconvénients. En effet, il n’est pas sans conséquence car il bouleverse le fonctionnement de l’entreprise. Des règles précises doivent en être fixées pour en limiter les abus.

La première étape consiste à définir les règles du jeu que devront suivre les collaborateurs. La définition des missions de chacun est primordiale au sein d’une équipe ainsi que la fixation d’objectifs quotidien. L’entreprise doit également réfléchir à son organisation et à son contrôle.

La seconde étape est de se concerter avec les collaborateurs pour définir un rythme et fixer une alternance entre les jours passés au bureau et à distance. Il faut aussi définir les horaires de travail, la charge de travail ainsi que les plages horaires auxquelles les salariés doivent rester joignables.

Enfin, il convient de ne pas négliger la question de l’indemnisation des frais engagés pour les besoins de leurs missions ainsi que les conditions matérielles : chaise, ordinateur…

L’ensemble de ces règles devront être inscrites dans un document et portées à la connaissance du personnel. Idéalement, la mise en place d’une décision unilatérale sous la forme d’une charte semble être la meilleure des solutions.

D’une manière générale, un télétravail bien organisé permet d’anticiper et d’éviter les risques psycho-sociaux. Bien encadré, il est un véritable booster pour l’esprit d’équipe et l’efficacité au travail !

Attention : le télétravail ne peut pas s’appliquer à tous les secteurs d’activité !

Bien choisir sa communication

L’une des principales difficultés rencontrées récemment par les équipes en télétravail est la mise en place d’un nouveau mode de communication efficace. La collaboration ainsi que la communication ne s’improvisent pas et la qualité de la communication contribue en grande partie à la productivité des équipes. Pour cela, il convient de :

  • Pratiquer l’écoute active ;
  • Reformuler si besoin

Cela permet d’éviter une mauvaise interprétation des mails ou des tchats et peut ainsi éviter tout malentendu en cette période de distanciation sociale et professionnelle. Heureusement qu’au 21ème siècle, il existe toute une série de moyens de communication à notre disposition pour maintenir les liens et assurer la poursuite de l’activité de l’entreprise. Se donner des rendez-vous quotidiens pour orienter les journées de travail est nécessaire. Cela permet de faire le point sur les taches en cours et de prendre également des nouvelles des collègues.

Notez-le : le télétravail implique la poursuite des relations humaines !

De plus, dès le départ définir le moyen de communication à utiliser dans chaque situation est essentiel. Dans quelles circonstances recourir au courriel, le tchat ou le rendez-vous en présentiel. Mais aussi, l’organisation de temps d’échanges collectifs et individuels est nécessaire.

Il convient également d’exprimer clairement les instructions et intentions et ne pas laisser de place à l’interprétation. Il faut également être attentif au ton des e-mails.

D’une manière générale, nous savons que ce qui pèse le plus aux télétravailleurs, c’est l’isolement social et le choix de la « bonne communication » est essentiel pour lutter contre ce sentiment.

Manager sur la confiance et l’autonomie

Un management basé sur la confiance et l’autonomie permet d’obtenir de bons résultats. En effet, autonomie, confiance, responsabilité sont les trois piliers d’une culture de collaboration efficace et doit s’accompagner de mesures particulières pour les collaborateurs en télétravail. Cela est indispensable pour fonctionner à distance !

Aussi, il convient de suivre ses collaborateurs sans les fliquer et la mesure du temps de travail ne doit pas être le seul indicateur à prendre en compte. Un manager doit pouvoir suivre les objectifs individuels mais également mesurer l’engagement de son équipe sans les traquer. On parle ainsi de « management responsable » ! Le télétravail est une question de confiance !

Notez-le : en télétravail, la performance peut être difficilement évaluable !

Par ailleurs, on parle de confiance mais pour que le télétravail fonctionne, elle doit être bijective. Un manager qui n’a pas la confiance de ses équipes ne va pas loin non plus. De même pour les collaborateurs. Faute de contrôle visuel, il faut se faire confiance et se focaliser sur le résultat.

A noter que l’entreprise ne peut instaurer la confiance mais créer des conditions qui feront que cette confiance ait lieu !

Enfin, il doit y avoir un réglage dès le départ entre la confiance et le contrôle et la confiance n’exclut pas le contrôle tant qu’il n’y a pas d’excès ! La fonction RH est également présente pour accompagner les managers.

Se voir plus souvent et prévoir des moments d’échange

Lors du travail à distance, la mise en place de moments informels est utile et contribue au bien-être et à la performance des collaborateurs. Il est clairement indispensable d’entretenir des liens au sein d’une équipe éclatée !

Dans un contexte de crise comme celui lié à la covid-19, la communication à distance nécessite des échanges réguliers et l’organisation de temps de rencontre est impérative. Il faut prévoir des moments d’échanges comme si nous étions au bureau. Certains managers proposent à leurs équipes des pauses café ou des déjeuners par visioconférence et une enquête récente a démontré que les bonnes relations figuraient parmi les critères essentiels ! En plus de cela, nombreux sont les outils permettant de mettre en place des rendez-vous réguliers.

Certaines entreprises ont d’ailleurs maintenu des rituels en visioconférence comme les pauses déjeuners ou encore les afterwork ! Les messages de sympathie doivent en être la règle !

Néanmoins, attention, s’il est important de nourrir la convivialité en période de télétravail, cela ne doit revêtir aucun caractère obligatoire. Il ne faut pas imposer de contraintes aux collaborateurs.

Trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

Il n’est pas évident de maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle en temps normal alors avec le télétravail, c’est encore plus compliqué ! Aujourd’hui, même si le télétravail à 100% présente de nombreux avantages comme la réduction des temps de transport, du stress ou encore l’amélioration de la concentration, la difficulté de terminer sa journée de travail pour se consacrer à sa vie personnelle est bien réelle.

Dans un premier temps, il faut éviter de courir derrière les heures supplémentaires. Cela permet ainsi de ne pas déborder sur sa vie privée. Aussi, ce n’est pas parce que le logement s’est transformé en bureau qu’il faut être joignable tout le temps. Il est impératif de conserver des horaires fixes de travail. Télétravail ne veut pas dire travailler plus ! A L’inverse, il ne faut pas procrastiner, trouver son organisation et surtout la respecter !

Dans un second temps, il est important de trouver des activités extra-professionnelles : artistiques ou sportives et les matérialiser dans son agenda, cela pousse à s’arrêter de travailler et de se fixer un cadre surtout.

Dans un dernier temps, il convient de se rappeler qu’il n’y a pas que le travail dans la vie ! L’objectif principal étant d’équilibrer ses responsabilités liées au travail et celles liées à sa vie personnelle.

Enfin, certains collaborateurs se rendent compte que le télétravail n’est pas fait pour eux. En effet, il faut être organisé, travailler avec des méthodes particulières et surtout ne pas avoir peur d’utiliser des outils différents. Au début, cela peut être perturbant mais il est nécessaire de valider dès le départ avec son équipe le mode de fonctionnement et les canaux de communication pour que le télétravail soit efficace !

A noter que durant cette crise épidémique, les entreprises qui se sont le mieux adaptées au télétravail sont celles qui en avaient préalablement défini les modalités, mais aussi celles qui avaient déjà testé cette pratique et utilisaient des outils de gestion en ligne.  Une autre problématique peut aussi être soulevée, celle de savoir comment préserver la créativité et l’inventivité à distance au sein d’une équipe dispersée.

Si vous avez besoin de conseils, sur une nouvelle organisation du travail à repenser, n’hésitez pas à nous contacter.

Nos DRH en temps partagé se feront plaisir de vous conseiller et de vous accompagner dans la mise en œuvre.

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