2023, l’année des élections CSE : pourquoi passer au vote électronique ?

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Depuis les ordonnances Macron de 2017, avec effet avant le 31 décembre 2019, toutes les entreprises d’au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, doivent mettre en place un CSE (Comité Social et Economique). Les élections ayant lieu tous les 4 ans, 2023 devrait être une année d’élections au sein de nombreuses PME. 

Obligation légale comportant de nombreuses étapes et un calendrier précis à respecter, l’organisation des élections du CSE peut vite devenir chronophage. Heureusement, depuis quelques années il existe un facilitateur : le vote électronique. 

Alors, pourquoi passer au vote électronique pour ses élections CSE ? Quels sont les avantages du vote électronique et comment le mettre en place dans votre entreprise pour les élections CSE de 2023 ?

Élection du CSE par vote électronique : modalités

L’élection des représentants du CSE peut désormais se faire par le biais d’un vote électronique si un accord d’entreprise, ou à défaut d’accord, l’employeur, le décide.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail. Un cahier des charges relatif au vote électronique doit être établi en accord avec les dispositions des articles ci-dessus et communiqués aux salariés sur le lieu de travail. 

Le vote électronique ne doit écarter personne du scrutin. Aussi, il appartient à l’employeur de s’assurer que tous les salariés puissent avoir accès au matériel et à la connexion nécessaire pour voter électroniquement. D’ailleurs, le vote électronique n’exclut pas nécessairement le vote sous enveloppe.

Élections du CSE : comment mettre en place le vote électronique ?

La conception et l’organisation du vote électronique peut être réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe à l’entreprise, en respectant le cahier des charges prévu : 

  • respect de la confidentialité des données : listes électorales, listes d’émargement, votes;
  • le système doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la fermeture du scrutin; 
  • le système doit au préalable être soumis à une vérification par un organisme indépendant et tenu à la disposition de la CNIL;
  • le système doit être sécurisé.

Recourir à un consultant RH externe pour la mise en place des élections du CSE par vote électronique 

Si l’organisation du vote électronique est confiée à un prestataire externe comme un consultant RH, alors celui-ci se chargera d’établir le rétro-planning et de coordonner l’ensemble des étapes du calendrier électoral de la négociation du protocole électoral jusqu’à la proclamation des résultats et la rédaction du procès-verbal d’élections CSE. Il est également garant de la conformité juridique et légale de l’organisation des élections. Pour les RH en place, confier l’organisation des élections à un prestataire externe rompu à l’exercice permet de s’assurer de la conformité des élections et de gagner en sérénité en se déchargeant de cette obligation chronophage et en se concentrant sur ses missions habituelles.

appel au vote

 

Les avantages du vote électronique pour les élections du CSE

L’organisation des élections des membres du CSE par vote électronique comporte de nombreux avantages en comparaison à l’élection traditionnelle avec bulletins de vote papier.

Organisation et logistique 

En premier lieu, le vote en ligne est beaucoup plus simple à organiser que le vote physique sur site. Avec le vote électronique, plus besoin de salle de vote dédiée, d’isoloirs et de salariés pour tenir le bureau de vote et réaliser le dépouillement. Le recueil des votes et le dépouillement se faisant entièrement en ligne permet également d’éviter les erreurs de comptage des bulletins. Grâce aux votes électroniques, la proclamation des résultats est quasi instantanée suivant la clôture du scrutin. Exit la problématique des bulletins raturés, blancs, nuls, tout est facilité par le vote en ligne et en quelques minutes les cerfa sont édités avec les résultats. 

Sécurité

Lors d’un vote électronique, la sécurité est encore plus importante que dans un vote en présentiel. Au-delà du risque d’erreur qui est totalement éliminé, toutes les données sont sécurisées. Les scellés à l’ouverture et à la fermeture du scrutin se font en ligne, seules les personnes tenant le bureau de vote disposent du mot de passe.  

Simplicité et flexibilité

Le vote électronique simplifie grandement l’organisation des élections CSE. Plus besoin d’être sur site pour voter, les salariés peuvent voter d’où ils souhaitent. Cela simplifie l’organisation des élections pour les entreprises qui comptent plusieurs sites, avec de nombreux collaborateurs en télétravail ou itinérants. Les salariés peuvent même voter pendant leurs congés. L’accès au vote n’est pas contraint par des horaires, les salariés peuvent voter quand ils le souhaitent, même la nuit. Enfin, ils peuvent voter avec le device de leur choix – smartphone, ordinateur, tablette – ce qui facilite également le vote.  

Engagement

Enfin, permettre aux salariés de voter en ligne améliore le taux de participation au scrutin. La durée du vote est déterminée en amont, et les votes peuvent être ouverts sur plusieurs jours. Ainsi on constate un engagement plus important des salariés qui n’ont plus d’excuse pour ne pas participer à l’élection. De plus, en touchant un nombre plus important de salariés, ceux-ci se sentent davantage concernés par la suite avec le CSE.

Economies

Le vote électronique apporte de la modernité, une simplification du scrutin et un gain de temps certain. Avec le vote électronique il n’y a plus besoin de convoquer les salariés et de tenir des bureaux de votes physiques pendant des heures, d’imprimer, découper et préparer les bulletins de vote, de louer des urnes et des isoloirs et de dépouiller pendant des heures en mobilisant des salariés. Ainsi l’organisation des élections par vote électronique permet également des économies non négligeables.

 

Comment se déroulent les élections du CSE par vote électronique ?

Le calendrier électoral reste le même que pour des élections traditionnelles, il faut donc s’y prendre au minimum 2 mois avant la fin des mandats en cours pour réaliser toutes les étapes préalables au scrutin (information des salariés, négociation du protocole d’accord, communications des listes électorales, lancement des appels à candidature…). 

Le vote électronique se déroule ensuite, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui peut être de plusieurs jours.

Pour se connecter au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis. Ainsi, la confidentialité est garantie ainsi que l’unicité du vote. 

Quand les votes sont terminés, le bureau de vote descelle les urnes et proclame le résultat. Les PV sont déjà pré remplis sur le site de vote électronique, l’affichage des résultats est donc rapide. Enfin, l’envoi au CETP (centre de traitement des élections professionnelles) peut se faire de manière dématérialisée dans le cadre d’un vote électronique.

buletin de vote

Depuis les ordonnances Macron de 2017, avec effet avant le 31 décembre 2019, toutes les entreprises d’au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, doivent mettre en place un CSE (Comité Social et Economique). Les élections ayant lieu tous les 4 ans, 2023 devrait être une année d’élections au sein de nombreuses PME. Obligation légale comportant de nombreuses étapes et un calendrier précis à respecter, l’organisation des élections du CSE peut vite devenir chronophage. Heureusement, depuis quelques années il existe un facilitateur : le vote électronique. Alors, pourquoi passer au vote électronique pour ses élections CSE ? Quels sont les avantages du vote électronique et comment le mettre en place dans votre entreprise pour les élections CSE de 2023 ?

Élection du CSE par vote électronique : modalités

L’élection des représentants du CSE peut désormais se faire par le biais d’un vote électronique si un accord d’entreprise, ou à défaut d’accord, l’employeur, le décide.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail. Un cahier des charges relatif au vote électronique doit être établi en accord avec les dispositions des articles ci-dessus et communiqués aux salariés sur le lieu de travail. 

Le vote électronique ne doit écarter personne du scrutin. Aussi, il appartient à l’employeur de s’assurer que tous les salariés puissent avoir accès au matériel et à la connexion nécessaire pour voter électroniquement. D’ailleurs, le vote électronique n’exclut pas nécessairement le vote sous enveloppe.

Élections du CSE : comment mettre en place le vote électronique ?

La conception et l’organisation du vote électronique peut être réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe à l’entreprise, en respectant le cahier des charges prévu : 

  • respect de la confidentialité des données : listes électorales, listes d’émargement, votes;
  • le système doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la fermeture du scrutin; 
  • le système doit au préalable être soumis à une vérification par un organisme indépendant et tenu à la disposition de la CNIL;
  • le système doit être sécurisé.

Recourir à un consultant RH externe pour la mise en place des élections du CSE par vote électronique

Si l’organisation du vote électronique est confiée à un prestataire externe comme un consultant RH, alors celui-ci se chargera d’établir le rétro-planning et de coordonner l’ensemble des étapes du calendrier électoral de la négociation du protocole électoral jusqu’à la proclamation des résultats et la rédaction du procès-verbal d’élections CSE. Il est également garant de la conformité juridique et légale de l’organisation des élections. Pour les RH en place, confier l’organisation des élections à un prestataire externe rompu à l’exercice permet de s’assurer de la conformité des élections et de gagner en sérénité en se déchargeant de cette obligation chronophage et en se concentrant sur ses missions habituelles.



appel au vote

Les avantages du vote électronique pour les élections du CSE

L’organisation des élections des membres du CSE par vote électronique comporte de nombreux avantages en comparaison à l’élection traditionnelle avec bulletins de vote papier.

Organisation et logistique

En premier lieu, le vote en ligne est beaucoup plus simple à organiser que le vote physique sur site. Avec le vote électronique, plus besoin de salle de vote dédiée, d’isoloirs et de salariés pour tenir le bureau de vote et réaliser le dépouillement. Le recueil des votes et le dépouillement se faisant entièrement en ligne permet également d’éviter les erreurs de comptage des bulletins. Grâce aux votes électroniques, la proclamation des résultats est quasi instantanée suivant la clôture du scrutin. Exit la problématique des bulletins raturés, blancs, nuls, tout est facilité par le vote en ligne et en quelques minutes les cerfa sont édités avec les résultats.

Sécurité

Lors d’un vote électronique, la sécurité est encore plus importante que dans un vote en présentiel. Au-delà du risque d’erreur qui est totalement éliminé, toutes les données sont sécurisées. Les scellés à l’ouverture et à la fermeture du scrutin se font en ligne, seules les personnes tenant le bureau de vote disposent du mot de passe.  

Simplicité et flexibilité

Le vote électronique simplifie grandement l’organisation des élections CSE. Plus besoin d’être sur site pour voter, les salariés peuvent voter d’où ils souhaitent. Cela simplifie l’organisation des élections pour les entreprises qui comptent plusieurs sites, avec de nombreux collaborateurs en télétravail ou itinérants. Les salariés peuvent même voter pendant leurs congés. L’accès au vote n’est pas contraint par des horaires, les salariés peuvent voter quand ils le souhaitent, même la nuit. Enfin, ils peuvent voter avec le device de leur choix – smartphone, ordinateur, tablette – ce qui facilite également le vote.  

Engagement

Enfin, permettre aux salariés de voter en ligne améliore le taux de participation au scrutin. La durée du vote est déterminée en amont, et les votes peuvent être ouverts sur plusieurs jours. Ainsi on constate un engagement plus important des salariés qui n’ont plus d’excuse pour ne pas participer à l’élection. De plus, en touchant un nombre plus important de salariés, ceux-ci se sentent davantage concernés par la suite avec le CSE.



Économies

Le vote électronique apporte de la modernité, une simplification du scrutin et un gain de temps certain. Avec le vote électronique il n’y a plus besoin de convoquer les salariés et de tenir des bureaux de votes physiques pendant des heures, d’imprimer, découper et préparer les bulletins de vote, de louer des urnes et des isoloirs et de dépouiller pendant des heures en mobilisant des salariés. Ainsi l’organisation des élections par vote électronique permet également des économies non négligeables.

Comment se déroulent les élections du CSE par vote électronique ?

Le calendrier électoral reste le même que pour des élections traditionnelles, il faut donc s’y prendre au minimum 2 mois avant la fin des mandats en cours pour réaliser toutes les étapes préalables au scrutin (information des salariés, négociation du protocole d’accord, communications des listes électorales, lancement des appels à candidature…). 

Le vote électronique se déroule ensuite, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui peut être de plusieurs jours.

Pour se connecter au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis. Ainsi, la confidentialité est garantie ainsi que l’unicité du vote. 

Quand les votes sont terminés, le bureau de vote descelle les urnes et proclame le résultat. Les PV sont déjà pré remplis sur le site de vote électronique, l’affichage des résultats est donc rapide. Enfin, l’envoi au CETP (centre de traitement des élections professionnelles) peut se faire de manière dématérialisée dans le cadre d’un vote électronique.

NOTRE EXPERTISE À VOTRE SERVICE

ÉLECTIONS CSE : POURQUOI PASSER AU VOTE ÉLECTRONIQUE ?

L'AVIS DE L'EXPERTE

Véronique – DRH CHEZ BOOST’RH GROUPE

Pour notre experte, les entreprises ont tout intérêt désormais à passer au vote électronique pour leurs élections CSE. En premier lieu car c’est dans l’ère du temps et que l’usage s’est démocratisé mais également par simplification du processus et pour tous les gains évoqués précédemment . 

Notre experte recommande également aux entreprises de faire appel aux services d’un consultant RH pour l’organisation des élections CSE. Ce dernier sera le chef d’orchestre, c’est lui qui va cadencer le calendrier, être garant des délais, des courriers et du contenu de l’affichage obligatoire. Le client a juste à se laisser porter, il est assuré de respecter le code du travail, et de n’oublier aucune étape. Le consultant a également un rôle de conseil auprès de l’entreprise au sein de laquelle il intervient car aucune élection ne se ressemble. Les élections diffèrent selon la typologie de métiers qui composent l’entreprise, des effectifs, du secteur. Enfin, il y a également beaucoup de pédagogie à faire pour expliquer aux salariés l’intérêt du CSE, ce n’est pas qu’une obligation légale, c’est bénéfique pour eux. Ainsi, le consultant peut aussi avoir une casquette de formateur et accompagner après l’élection les membres élus pour les former à leur nouveau rôle et qu’ils prennent la mesure de l’engagement.

Pour Résumer

En 3 Questions
1
A qui faire appel pour organiser des élections CSE par vote électronique ?

L’organisation des élections CSE par vote électronique nécessite le recours à une plateforme sécurisée de vote en ligne. Pour cela, il est recommandé de faire appel à un consultant RH qui s’occupera du paramétrage de la plateforme et du respect du calendrier électoral. 

2
Quels sont les avantages du vote électronique pour les élections CSE ?

En résumé, les avantages du vote électronique pour les élections CSE sont les suivants : 

  • Gain de temps d’organisation et logistique
  • Simplicité et flexibilité 
  • Économies
  • Engagement des salariés dans l’élection
  • Sérénité pour les RH
3
Peut-on passer au vote électronique pour des élections CSE partielles ?

Dans le cadre d’élections partielles, suite à des démissions d’élus, le recours au vote électronique est tout à fait possible suivant les mêmes modalités que pour des élections de mise en place ou de renouvellement. Néanmoins, si vos élections partielles doivent avoir lieu peu de temps avant vos élections de renouvellement, votre consultant RH pourra vous conseiller de réaliser directement des élections de renouvellement. 

ÉLECTIONS CSE : POURQUOI PASSER AU VOTE ÉLECTRONIQUE ?

Votes électoniques des élections CSE

Véronique R, DRH Chez Boost’RH Groupe

Véronique R

Pour notre experte, les entreprises ont tout intérêt désormais à passer au vote électronique pour leurs élections CSE. En premier lieu car c’est dans l’ère du temps et que l’usage s’est démocratisé mais également par simplification du processus et pour tous les gains évoqués précédemment . 

Notre experte recommande également aux entreprises de faire appel aux services d’un consultant RH pour l’organisation des élections CSE. Ce dernier sera le chef d’orchestre, c’est lui qui va cadencer le calendrier, être garant des délais, des courriers et du contenu de l’affichage obligatoire. Le client a juste à se laisser porter, il est assuré de respecter le code du travail, et de n’oublier aucune étape. Le consultant a également un rôle de conseil auprès de l’entreprise au sein de laquelle il intervient car aucune élection ne se ressemble. Les élections diffèrent selon la typologie de métiers qui composent l’entreprise, des effectifs, du secteur. Enfin, il y a également beaucoup de pédagogie à faire pour expliquer aux salariés l’intérêt du CSE, ce n’est pas qu’une obligation légale, c’est bénéfique pour eux. Ainsi, le consultant peut aussi avoir une casquette de formateur et accompagner après l’élection les membres élus pour les former à leur nouveau rôle et qu’ils prennent la mesure de l’engagement.

Pour résumer

En 3 Questions

  • A qui faire appel pour organiser des élections CSE par vote électronique ?

    L’organisation des élections CSE par vote électronique nécessite le recours à une plateforme sécurisée de vote en ligne. Pour cela, il est recommandé de faire appel à un consultant RH qui s’occupera du paramétrage de la plateforme et du respect du calendrier électoral. 

  • Quels sont les avantages du vote électronique pour les élections CSE ?

    En résumé, les avantages du vote électronique pour les élections CSE sont les suivants : 

    • Gain de temps d’organisation et logistique
    • Simplicité et flexibilité 
    • Économies
    • Engagement des salariés dans l’élection
    • Sérénité pour les RH
  • Peut-on passer au vote électronique pour des élections CSE partielles ?

    Dans le cadre d’élections partielles, suite à des démissions d’élus, le recours au vote électronique est tout à fait possible suivant les mêmes modalités que pour des élections de mise en place ou de renouvellement. Néanmoins, si vos élections partielles doivent avoir lieu peu de temps avant vos élections de renouvellement, votre consultant RH pourra vous conseiller de réaliser directement des élections de renouvellement.